Så blir kontorsinredningen en del av er hållbarhetsrapportering

Kontorsinredning är mer än möbler och design. Rätt val av material, ergonomi och cirkulära lösningar kan bli en viktig del av företagets hållbarhetsarbete och bidra till en tydligare ESG-rapportering. EU:s nya direktiv kräver att företag redovisar sitt hållbarhetsarbete. Många tänker på produktion och transporter, men den fysiska arbetsplatsen spelar också en roll. Möbler, materialval och ergonomi kopplar direkt till de nya standarderna.

På DPJ har vi 30 års erfarenhet av att skapa hållbara och ergonomiska arbetsplatser. Med vår erfarenhet är det lätt att göra inredning till ett underlag i er ESG-rapportering.

Vad CSRD och ESG-rapportering innebär för ert företag

Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) är ett EU-direktiv som ersätter det tidigare NFRD. Syftet är att styra kapital mot hållbara investeringar och uppnå en ekonomi med nettonollutsläpp till år 2050. Nu måste verksamheter redovisa information om miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning (ESG) enligt standardiserade regler som kallas ESRS (European Sustainability Reporting Standards). i överensstämmelse med FAR innebär direktivet att er hållbarhetsdata ska integreras i förvaltningsberättelsen och granskas av en oberoende revisor. Det gör informationen jämställd med finansiell data.

Rapporteringen bygger på principen om dubbel väsentlighet. Företaget ska redovisa hur den egna verksamheten påverkar människor och miljö, samt hur hållbarhetsfrågor påverkar företagets finansiella ställning. Enligt Finansinspektionen skapar dessa regler förutsättningar för jämförbar och tillförlitlig information, ett krav som hjälper er att identifiera egna risker och möjligheter.

Fördelar med ESG utöver lagkrav

Att möta de nya reglerna handlar om mer än ren regelefterlevnad. Många branschaktörer lyfter fram affärsnyttan med en transparent ESG-rapportering. Ett strukturerat hållbarhetsarbete stärker varumärket gentemot kunder och investerare. Det ökar också er förmåga att attrahera och behålla rätt talanger. Moderna medarbetare ställer höga krav på sin arbetsgivares sociala och miljömässiga ansvar, en aspekt som blir extra tydlig när ni investerar i en hållbar arbetsmiljö.

Tidslinjen för när reglerna börjar gälla

Regelverket införs stegvis baserat på företagets storlek och typ:

• 1 januari 2024: De stora företag och koncerner som redan omfattades av NFRD började samla in data för att rapportera under 2025.
• 1 januari 2025: Andra stora företag omfattas och påbörjar datainsamling för rapportering år 2026.
• 1 januari 2026: Noterade små och medelstora företag ska börja rapportera. Det finns möjlighet till undantag fram till 2028 för dessa mindre aktörer.

Kopplingen mellan kontorsmiljö och ESRS-standarderna

Varje inköp till kontoret lämnar ett avtryck i miljön. Ni kan redovisa dessa val i er hållbarhetsrapport och bryta ner ESG i praktiska delar på arbetsplatsen. Valet av inredning styrs framför allt av två specifika standarder: ESRS E5 (Resursanvändning och cirkulär ekonomi) samt ESRS S1 (Den egna arbetskraften), enligt de fastställda kraven i EU-direktiven.

Miljöpåverkan och era inköp

Inom ramarna för ESRS E5 ligger fokus på att minska koldioxidutsläpp och främja en cirkulär ekonomi. Vid inköp av exempelvis en ny kontorsstol behöver ni spåra materialets ursprung och tillverkningsprocess. Ett val av återvunna material eller möbler med lång livslängd sänker det totala klimatavtrycket.

Data kring produkternas livscykel hämtas ofta från en livscykelanalys (LCA) som tillverkaren tillhandahåller. Enligt data från databasen EcoInvent kan en nyproducerad stol släppa ut uppåt 256 kg CO2e under en 20-årsperiod, medan återbrukade och reparerade alternativ reducerar samma utsläpp till cirka 114 kg CO2e. Möblernas miljöpåverkan under produktion och transport utgör konkreta mätpunkter för er redovisning.

Socialt ansvar för medarbetarna

Den sociala aspekten faller under standarden ESRS S1 och berör medarbetarnas hälsa och arbetsvillkor. Statistik från Arbetsmiljöverket visar att över 1,3 miljoner människor upplever hälsobesvär på grund av sitt jobb, där fysisk smärta och trötthet är vanliga orsaker till sjukskrivningar. Ett höj- och sänkbart skrivbord, anpassad belysning och en strategiskt placerad ljudabsorbent bidrar till en hälsosam arbetsmiljö. I er ESG-rapportering kan ni redovisa investeringar i ergonomi som en åtgärd för att förbättra personalens välmående och uppfylla kraven på en trygg arbetsplats.

Bolagsstyrning i leverantörsledet

Bolagsstyrning omfattar etik och transparens i leverantörsledet. Ni behöver ställa krav på era leverantörer gällande mänskliga rättigheter och antikorruption. Valet av leverantör för kontorsinredning ska kunna motiveras i rapporten. En granskad leverantörskedja visar att ni tar ansvar för var och hur möblerna produceras.

Processen för datainsamling och granskning

För att leva upp till lagkraven behöver ni strukturerade processer för datainsamling. Revisorn kommer att utföra en översiktlig granskning som leder till ett uttalande med begränsad säkerhet, enligt riktlinjer från branschorganisationen FAR. Den data ni redovisar för era inredningsinköp måste vara spårbar.

Genomför en gap-analys för att identifiera skillnader mellan nuvarande rapportering och de nya kraven i CSRD, i enlighet med branschpraxis från PwC. Vi rekommenderar att en intern arbetsgrupp driver arbetet framåt. När det gäller inredning handlar det om att bygga upp ett register över möblernas material, ursprung, certifieringar och förväntade livslängd. En dokumentation som ligger till grund för den information ni presenterar i förvaltningsberättelsen.

Uppgradera er arbetsplats med rätt inredning

När kraven på hållbarhetsrapportering ökar blir valet av kontorsinredning en viktigare del av företagets helhetsarbete. Genom att välja möbler med hög kvalitet, lång livslängd och tydligare spårbarhet blir det enklare att fatta hållbara inköpsbeslut och skapa en arbetsplats som fungerar över tid.

DPJ har levererat kontorsinredning sedan 1995 och erbjuder ett brett sortiment med fokus på kvalitet, ergonomi och miljöhänsyn. Ni får alltid Sveriges bästa priser, snabb leverans på lagervaror inom 24 timmar och kostnadsfri inredningshjälp online. För personlig rådgivning är ni även välkomna till vår butik på Mäster Samuelsgatan 65 i Stockholm.