Checklistan för Inköpare – Skrivbord

Att utrusta en arbetsplats med nya möbler kräver noggrannhet. Hos DPJ arbetar vi dagligen med att hjälpa företag att bygga en hållbar kontorsmiljö. Denna checklista ger dig en konkret överblick över de tekniska detaljer du bör granska vid inköp av höj- och sänkbara skrivbord. Rätt val gör skillnad för både ekonomi och personalens hälsa.

Inventering och behovsanalys  

Börja med att kartlägga kontorets behov innan du tittar på tekniska specifikationer. Inventera befintliga möbler för att se vad som har nått slutet av sin livslängd och behöver uppdateras. Därefter analyserar du behoven hos personalen. Vissa medarbetare behöver en djup bordsskiva för dubbla skärmar, medan andra klarar sig med en mindre arbetsyta. 

Ljudnivån påverkar koncentrationen 

Ett tyst kontor ger personalen rätt förutsättningar för fokus. Enligt 1177 Vårdguiden leder ständiga ljud ofta till trötthet, spänningshuvudvärk och nedsatt koncentrationsförmåga hos medarbetarna. Du behöver därför studera ljudnivån, mätt i decibel (dB), när bordets motorer arbetar.

Branschstandarden för moderna linjära ställdon anger att skrivbord med dubbla motorer håller en ljudnivå under 45 dB. Detta ger ett dovt och tyst arbetsläge som smälter in i bakgrunden. Väljer du modeller där ljudnivån överstiger 55 dB kommer varje justering i höjdled att motsvara ljudnivån av ett normalt samtal, något som snabbt stör kollegorna i rummet.

Energiförbrukning och dolda elkostnader

Energiförbrukning glöms ofta bort vid inköp av kontorsinredning. EU:s ekodesigndirektiv ställer krav på utrustning i viloläge, och ett modernt bord ska ha en standby-förbrukning på mindre än 0,1W.

Äldre eller billiga varianter på marknaden drar ibland upp till 5W dygnet runt. För en organisation som investerar i 100 bord resulterar en förbrukning på 5W i 4380 kWh per år (5W multiplicerat med 24 timmar och 365 dagar för 100 enheter). Ett bord med 0,1W förbrukar enbart 87 kWh för samma volym och tidsperiod. Att granska dessa siffror håller nere företagets löpande utgifter.

Garantitid för elektronik och rörliga delar

Stålramen på ett kontorsbord håller i regel i decennier. Motorer och elektronik slits däremot snabbare. Många tillverkare marknadsför långa garantitider på papperet, men villkoren visar ofta att skyddet enbart täcker metallstativet. Du behöver ställa krav på att garantin omfattar både motorer och övrig elektronik i minst 5 år vid normal kontorsanvändning.

Lyftkraft för en stabil arbetsyta

Ett skrivbord som vajar i upphöjt läge skapar osäkerhet och irritation hos användaren. Du bör undersöka bordets lyftkraft och fysiska stabilitet i högsta läget innan du lägger en beställning. Ett stativ behöver en lyftkapacitet på minst 100 kg.

En normal bordsskiva väger cirka 20 kg och att teknisk utrustning som dator och skärmar väger mellan 10 och 15 kg. Resterande kapacitet behövs för att hantera den belastning som uppstår när en medarbetare lutar sig mot skivan, ett tryck som vanligtvis motsvarar 30 till 50 kg. Tjockare stål i benen och starka motorer ger en arbetsyta som känns stabil på alla höjder.

Riktlinjer för ergonomi och arbetsmiljö

Ergonomi handlar om att anpassa arbetsplatsen efter människorna som arbetar och förebygga skador. I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om belastningsergonomi (AFS 2012:2) samt arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1) poängteras att arbetsgivaren ska erbjuda utrustning som minskar riskerna för fysiska besvär. Att investera i ergonomisk kontorsinredning är en åtgärd som resulterar i minskad sjukfrånvaro och en mer produktiv personalstyrka.

Regler för avdrag och avskrivning

Företag får göra avdrag för kontorsinventarier som behövs för att personalen ska kunna utföra sitt arbete. Enligt Skatteverket kan saker av mindre värde, eller sådant som används i högst tre år, ofta dras av direkt. Dyrare möbler som ska användas under längre tid behöver i stället bokföras som tillgångar, och då används avskrivning av kontorsmöbler för att fördela kostnaden över flera år.

Hållbarhet och miljökrav

Dagens moderna kontor kräver ett medvetet förhållningssätt till miljön. Vid upphandling av skrivbord bör ni kontrollera att materialen är hållbart framtagna. Träskivor ska i högsta möjliga mån vara FSC-certifierade och tillverkningsprocessen bör vara fri från hälsofarliga kemikalier. Att välja möbler med hög kvalitet och utbytbara reservdelar stöttar en cirkulär ekonomi och minskar företagets samlade klimatavtryck. 

När du bör byta ut skrivborden

Om nuvarande bord skakar när ni höjer dem, om motorerna låter mer än 55 dB eller om elektroniken lagt av helt, då behöver ni köpa nya skrivbord. Ergonomin blir snabbt lidande när medarbetarna tvingas sitta i en och samma position hel arbetsdagen. Trasig och ineffektiv utrustning kostar verksamheten pengar i onödan.

Ta hjälp av DPJ med inköp till kontoret 

Vi på DPJ erbjuder ett brett sortiment av skrivbord anpassade för användning i kontorsmiljöer. Våra möbler uppfyller marknadens stränga krav på tysta motorer och mycket låg energiförbrukning. Hos oss på DPJ kan du få gratis inredningshjälp online – du får ett förslag med 3D-bilder till mejlen inom 48 timmar. Dessutom erbjuder vi alltid 10 års garanti och 105% prisgaranti.