Hybrid kontor: Hur man inreder för ett kontor som är 30% fullt på måndagar och 100% på onsdagar

Det hybrida arbetslivet har skapat en ny och krävande vardag för många företag. Tysta lokaler i början av veckan byts plötsligt ut mot trängsel och fullbokade mötesrum mitt i veckan. Att bygga en arbetsmiljö som hanterar kraftiga svängningar i beläggning kräver en tydlig och genomtänkt strategi. 

Vi på DPJ hjälper dagligen organisationer att ställa om från traditionella landskap till dynamiska och anpassningsbara ytor. Denna artikel belyser hur ni skapar en flexibel arbetsplats som möter personalens höga krav på både koncentration och samarbete.

Vad är ett hybrid kontor?

Ett hybridkontor är en arbetsplats utformad för att stödja en mix av distansarbete och fysisk närvaro på plats. Till skillnad från ett traditionellt kontor, där varje anställd har ett fast skrivbord, bygger den hybrida modellen på att personalen delar på ytorna. Rummen anpassas efter specifika aktiviteter, som tysta zoner för djupt fokus och öppna landskap för projektarbeten. Syftet är att erbjuda en miljö som ger ett tydligt mervärde de dagar personalen väljer att resa in till arbetsplatsen.

Anpassa kontorsytan för ojämn beläggning

Enligt studier av ekonomen Nick Bloom ligger den genomsnittliga kontorsnärvaron på under 40 procent i början och slutet av veckan. Personalen tenderar i stället att samlas på specifika mellandagar. Tidningen Kollega rapporterar att hela 72 procent av medarbetarna oftast är på plats under tisdagar. Ett kontor ritat för hundraprocentig närvaro blir snabbt en dyr och oinspirerande plats när stora delar av skrivborden ekar tomma på måndagar och fredagar.

När hela arbetsstyrkan sedan anländer samtidigt uppstår i stället en brist på samarbetsytor och avskilda rum. För att hantera denna dynamik krävs ofta en övergång från fasta sittplatser till en miljö helt baserad på anpassningsförmåga och aktivitet.

Flexibla modullösningar som kan skalas upp och ner

Kontor med varierande närvaro behöver inredning som går att anpassa efter behov. Flexibla modullösningar ger er möjlighet att förändra rummets funktion utan dyra ombyggnationer. Traditionellt bestod ett kontor av 80 procent enskilda arbetsplatser och 20 procent mötesrum. I dagens hybrida landskap behöver fördelningen skifta, och ligger nu ofta på 60 procent ytor för samarbete och socialt umgänge, kombinerat med 40 procent ytor för fokuserat arbete. 

Här är några konkreta sätt att bygga in flexibilitet i lokalen:

• Skärmväggar för att snabbt skärma av eller öppna upp en yta.
• Modulära soffsystem som går att bygga om för att bilda nya sittgrupper vid stora dragningar.
• Höj- och sänkbara projektbord med hjul som rullas ihop för workshops och isär för eget arbete.
• Ljudisolerade tysta rum och poddar för ostörda digitala möten och fokus. 
• Smarta förvaringsskåp för personliga tillhörigheter när medarbetarna delar på arbetsplatserna.

Att inreda för skalbarhet

Skalbarhet handlar om att rummen aldrig ska kännas överdimensionerade eller underdimensionerade. Ett sätt att skapa en bra dynamik är att dela in kontoret i olika zoner. Varje avdelning eller arbetsgrupp får en dedikerad hemvist med tillgång till arbetsplatser, ljudisolerade tysta rum och bekväma loungemöbler. Forskning från Chalmers tekniska högskola visar att medarbetarnas nöjdhet med hybridarbetet ökar markant när kontoret erbjuder tydliga gränser mellan zoner för djupfokus och socialt utbyte.

Denna zonindelning skapar en stark känsla av tillhörighet. Medarbetarna vet exakt var de hittar sina närmaste kollegor, även utan ett tilldelat skrivbord.

Använd era ytor effektivt

För att hantera resursförbrukningen på rätt sätt krävs insikt i hur lokalerna faktiskt används. Att mäta nyttjandegraden ger er möjlighet att anpassa allt från lokalvård till ventilation och belysning efter det förväntade antalet personer på plats. Ni kan medvetet styra städning och annat underhåll till de lugnare dagarna i början eller slutet av veckan. En planering som resulterar i en trevligare arbetsmiljö som samtidigt sänker driftkostnaderna. 

Rätt teknik och ergonomi på hybridkontor

Tekniken måste fungera för att det hybrida arbetssättet ska flyta på. Utrusta mötesrummen med bra kameror och mikrofoner så att alla känner sig delaktiga i diskussionen. När personalen delar på arbetsplatserna blir ergonomin ännu viktigare. 

Arbetsmiljöverkets krav på arbetsplatsens utformning (AFS 2020:1) och belastningsergonomi (AFS 2012:2) gäller fullt ut även i aktivitetsbaserade kontor. Varje station ska erbjuda höj- och sänkbara skrivbord, bra kontorsstolar och rätt belysning. Det ska gå snabbt och lätt för varje medarbetare att ställa in sin plats efter sina egna behov direkt vid ankomst.

Få inredningshjälp av proffs på DPJ

DPJ hjälper er att skapa ett kontor som passar dagens sätt att arbeta. Vi erbjuder gratis inredningshjälp online och tar fram 3D-bilder på ert kontor inom 48 timmar. Vill ni ha personlig rådgivning är ni välkomna till vår butik på Mäster Samuelsgatan 65 i Stockholm. Hos oss får ni dessutom 10 års garanti och 105% prisgaranti. Vi på DPJ gör det enkelt att skapa en smart, trivsam och flexibel arbetsmiljö.